Pasos hacia el e-Colegio

El grupo de expertos para e-Colegio, de la mano de José Luis Ruiz, ha elaborado el documento sobre Pasos hacia el e-Colegio. El documento es una guía para los colegios profesionales que ayuda a protocolarizar y definir las necesidades y requisitos de la puesta en marcha del e-Colegio.
Como comentamos, trabajar en el e-Colegio, además de una obligación legal (toda vez sea efectiva la transposición de la Directiva de Servicios), tiene ventajas claras que se resumen en que el e-Colegio «certifica la condición de profesional colegiado, permite un mayor nivel de control deontológico, asegura el contenido en comunicaciones, la autenticidad del usuario y le permite a este hacer operaciones que requieren autenticidad».
Este sería el segundo documento de la campaña de sensibilización. En paralelo, desde Unión Profesional se mantienen conversaciones con el Ministerio de la Presidencia e Industria para conocer de qué manera podemos colaborar para el funcionamiento efectivo de la ventanilla única en nuestro país.
Desde el Grupo de Expertos se recomienda que el proceso de implantación del e-Colegio se coordine, en el caso de estructuras multicolegiales, desde los consejos generales. Además de por razones ligadas a la movilidad y al desarrollo supranacional de la Administración Electrónica (ámbito europeo), entre las ventajas destacan:

• que todos los colegios dispongan de las mismas herramientas para dar servicios (en caso contrario la cadena se rompe siempre por su eslabón más débil), garantizando así que el ejercicio de una profesión no dependa del lugar del Estado en el que se ejerce.
• que sea un único sistema de información para toda la profesión (cada actor sólo accede a los datos a los que tiene permiso, pero en un único sistema de información).
• que ahorre esfuerzos y costes al realizar un único esfuerzo de desarrollo (economía en escala).
• que nunca se quedará obsoleta por que el consejo general la mantendrá para todos con los recursos de todos.
• que permite presentar un frente común ante las administraciones públicas ante situaciones como la Ventanilla Única Digital de Servicios (VUDS) o Sociedades Profesionales.

Del documento destacamos también los factores críticos de éxito detectados por el grupo, fruto de la experiencia acumulada. Para que el e-Colegio funcione es necesario:

1. Coordinar la estrategia y acción desde el consejo general o colegio de ámbito nacional.
2. Involucrar y comprometer a todos los niveles: desde el decano al administrativo y al técnico informático. Es un cambio que afectará a todos sin excepción.
3. Elaborar un plan y adquirir un compromiso (político, gerencia y proveedor tecnológico).
4. Hacer un seguimiento periódico interno del colegio y con el proveedor de IT.
5. Flexibilizar la implantación pero con límites: hay veces que es mejor que los sistemas IT se adapten al funcionamiento actual del colegio pero otras es mejor adecuar los procesos del colegio.
6. Formar a todos los estratos, pero en particular al responsable IT del colegio puesto que será nivel de soporte.
7. Contratar un soporte ágil (proveedor tecnológico).
8. No perder de vista los objetivos definidos tanto durante la implantación como durante la operación:
   a. seguridad, autenticidad, no repudio: certificados digitales.
   b. seguimiento continuo de normativas y leyes; están en continua evolución
   c. hay riesgo de que los técnicos obvien los objetivos políticos y de negocio y que la gerencia obvie la dimensión técnica; la solución: comunicación continua.
9. Establecer una comunicación fluida y activa a empleados, colegiado y sociedad, permiten mantener la motivación y ayudan enormemente a la implantación.