martes, 7 de abril de 2009

Se inicia la campaña de sensibilización sobre el e-Colegio

Unión Profesional ha iniciado una campaña de sensibilización sobre el e-Colegio. Con esta campaña, Unión Profesional quiere dar a conocer las implicaciones para el colegio profesional de la ventanilla única que regulará la transposición de la Directiva de Servicios. Qué significa y cómo trabajar en el e-Colegio serán algunas de las claves de una campaña informativa que quiere servir de referencia a colegios pequeños y grandes. El objetivo de fondo: ofrecer las claves de oportunidad de la directiva de Servicios para los colegios profesionales. Unión Profesional quiere hacer partícipe a todo el sector. Cualquier sugerencia será bienvenida. Los temas a los que responde este sitio blog son:

¿Qué es el e-Colegio?

El e-Colegio es una respuesta de oportunidad a la necesidad que plantea Europa con la Directiva de Servicios de Mercado Interior 2006/123/CE, de 12 de diciembre de 2006, de obligada transposición a la legislación española antes del 28 de diciembre de 2009.
El e-Colegio es el «colegio virtual» o la sede «electrónica del colegio» en Internet a través de la cual el colegiado desde su despacho podrá relacionarse telemáticamente con su colegio, solicitar modificaciones respectivas a su ficha colegial e iniciar trámites relativos a su ejercicio profesional.
Este e-Colegio, idealmente, se federaría a la ventanilla única de servicios que está desarrollando la Administración General del Estado como respuesta a la Directiva anteriormente mencionada.

Como colegio profesional, ¿estoy obligado a implantarlo?

La Directiva 2006/123/CE establece en su artículo 6 y 8 el derecho de los colegiados (prestadores del servicio) a realizar procedimientos y trámites relativos a su profesión a través de ventanilla única y de forma telemática. La vaguedad del concepto 'telemático' permite que bajo esa idea quepan las comunicaciones desarrolladas a través de e-Colegio o el envío de un simple fax. Desde Unión Profesional entendemos que la transposición de la Directiva de servicios ofrece una oportunidad estratégica para el desarrollo del e-Colegio como plataforma tecnológica federada a la ventanilla única de servicios que desarrolla la Administración General del Estado.
La Directica ha de ser traspuesta a nuestro ordenamiento antes del 28 de diciembre de este año.

Como colegio profesional, ¿a qué funcionalidades me obliga la ventanilla única?

La ventanilla única de servicios obliga a las organizaciones colegiales, como autoridades competentes, a desarrollar sus comunicaciones de forma telemática. La vaguedad del concepto 'telemático' permite que bajo el mismo concepto quepa el desarrollo del e-Colegio o el uso del fax o el correo electrónico.
La ventanilla única que desarrolla la Administración General del Estado, y a la que idealmente habrían de federarse las organizaciones colegiales a través del e-Colegio, son las siguientes:
  • Acceso a información de forma telemática de los procedimientos y trámites necesarios para comenzar su actividad en un colegio de profesional así como poder solicitar telemáticamente iniciar su actividad profesional.
  • Acceso a la información colegial con el fin de poder contactar con el colegio para cualquier consulta.
  • Realización de cualquier trámite colegial relativo a la condición profesional (altas, bajas, modificaciones, visados, cuotas, etc.).
  • Las condiciones de acceso a la base de datos de profesionales, así como las condiciones de acceso a los servicios colegiales.
  • Información sobre las vías de recursos disponibles en caso de litigio entre el colegio y el profesional o su cliente, o entre el cliente y el profesional o entre los propios profesionales.
  • Información sobre las entidades, organismos o asociaciones vinculadas donde los profesionales puedan acudir en busca de ayuda práctica.

En esta misma línea, se fomentará que esta información esté disponible en varias lenguas comunitarias. Esta enumeración no es «numerus clausus», sino que pondrá ser ampliada en la transposición de la presente directiva a la normativa nacional.

¿En qué me beneficia como colegio profesional? ¿Cuáles son las oportunidades que trae la ventanilla única de la Administración General del Estado?

Los beneficios para el colegio de la puesta en marcha del e-Colegio son claros:
  • Acercar al colegio al colegiado: el colegiado ya no tiene por qué acercarse físicamente a la sede colegial, ya que desde su despacho profesional puede acceder a todos los servicios que ofrece el colegio a su colectivo.
  • Mejora de la imagen: Al integrar las tecnologías de la información a la gestión de sus procesos ofrece una imagen actualizada y de transparencia para el usuario que accede.
  • Disminución de los costes asociados a la gestión (impresos, mensajerías, copias, etc.).
  • Agilización de los trámites colegiales: se minimiza y optimiza de forma exponencial los tiempos de gestión de los trámites colegiales.
  • Disminución del papel: aparece el formato electrónico como válido para guardar originales.
  • Permitirá reorientar la capacidad del personal del colegio (liberado de tareas previas de gestión administrativa) hacia la mejora de la calidad de los servicios prestados y desarrollar así nuevas iniciativas.
  • Aumento de la ventaja competitiva y aumento del valor en la profesión, mediante el acercamiento de las nuevas tecnologías a los profesionales y la implantación de la sede electrónica en los colegios.

¿En qué le beneficia al colegiado?

La ventanilla única de la Administración General del Estado, si se acompaña de e-Colegio, aportará ventajas sustanciales a los colegiados al servir de base sobre la que incrementar la colaboración entre los profesionales colegiados:
  • Facilita los trámites: el colegiado ya no tiene por qué acercarse físicamente a la sede colegial, ya que desde su despacho profesional puede acceder a todos los servicios que ofrece el colegio a su colectivo.
  • Acceso centralizado por medio de internet a la excelencia del conocimiento de la profesión (entidades, organismos, etc.).
  • Acceso a una comunidad virtual con la que intercambiar conocimientos y experiencias.

¿Hasta cuándo tengo para adaptarme como colegio profesional?

La Directiva 2006/123/CE establece como fecha límite de transposición a los estados miembros el próximo 28 de diciembre de 2009, no obstante, será la normativa nacional la que establezca una obligación legal de adaptación a estos nuevos requisitos.
El colegio profesional tiene que responder a la petición de que las comunicaciones sean telemáticas. Como se ha comentado anteriormente, la vaguedad del concepto 'telemático' permite que esa comunicación pueda ser hecha por un simple fax o un correo electrónico. El resto está en aprovechar la oportunidad que nos trae la ventanilla única para poner en marcha sistemas compatibles que apoyen la idea de modernización de las organizaciones colegiales.

¿Qué ocurrirá si no desarrollo el e-Colegio en mi colegio profesional?

A día de hoy, sería más una pérdida de oportunidad que de otro tipo. La no implantación de estos requisitos supondrá por parte del colegio profesional una disminución de la efectividad en el desarrollo profesional del colectivo al que representa.
Por otro lado, desde la perspectiva colegial, la no implantación de nuevas tecnologías supondrá una limitación de captación de posibles colegiados y fidelización frente a otros colectivos similares debido a que uno de los principales objetivos de la Directiva de servicios es el de fomentar el crecimiento de la economía eliminando barreras nacionales y dando la opción a los profesionales para extender operaciones en toda Europa.

¿Cuál es el coste estimado para el desarrollo e implantación del e-Colegio?

Depende de la complejidad de la organización, de los trámites a realizar en el colegio y, en menor medida, del número de colegiados del colectivo.
Una cuestión importante es la necesidad de la «seguridad jurídica» de los trámites, por lo que se considera imprescindible que dichos trámites se realicen exclusivamente con firma electrónica reconocida según la Ley 59/2003. Esto puede repercutir en los costes.
Habría que considerar, además, que se produce un retorno de la inversión debido a que la introducción de las tecnologías de la información y los medios telemáticos a los profesionales favorecerá el aumento de actividad y un mayor margen de operatividad debido al incremento del ámbito del ejercicio profesional.

¿Le supone al colegio profesional trabajo añadido poner en marcha el e-Colegio?

La integración de las tecnologías de la información no supone tanto un aumento de trabajo físico cuanto un cambio en la forma de trabajar.
Para lograr sacar todo el partido a la ventanilla única de la Administración General del Estado, sin implicar trabajo adicional para el colegio, han de integrarse automáticamente los distintos sistemas informáticos de los que disponga el colegio. De este modo, se reaprovechará la operativa que realiza el colegiado en la ventanilla única, evitando tener que duplicarla por el personal del colegio.
Con este planteamiento, una vez asimilada esta nueva forma de comunicarse con el profesional, el nivel de trabajo disminuirá, mejorando, en todo caso, la calidad de la gestión de la actividad colegial diaria.

¿Existe alguna bonificación o subvención para este tema?

El Ministerio de Industria Turismo y Comercio no contempla una línea específica de financiación para el e-Colegio. Si bien, ha sido solicitado por parte de Unión Profesional para el Plan Avanza 2 (2010-2012) habrá que esperar al mes de enero para ver si se ha tomado en cuenta dicha solicitud.

¿Cómo será la relación con mis colegiados? ¿y con las administraciones públicas?

Está demostrado que el uso de las tecnologías de la información en la gestión de la actividad colegial diaria, acerca y mejora la relación entre el colegio y el colegiado. Ofrece la posibilidad de no obligar al desplazamiento físico, facilitando el acceso a los diferentes servicios colegiales desde el despacho profesional, garantizando la seguridad y agilizando los procesos, además, favorece una mejor imagen del colegio y un acercamiento a aquellos colegiados que por distancia tenían mayor dificultad de acceso a dichos servicios colegiales.
Por otro lado, las Administraciones Públicas, de acuerdo con la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, están obligadas a integrar las tecnologías de la información en las gestiones administrativas que ofrecen al ciudadano. De hecho algunas de estas administraciones están apostando por la obligatoriedad del uso telemático en algunas gestiones administrativas.
Esto supone que los profesionales deben estar integrados con las Tecnologías de la Información a fin de poder acceder y comunicarse no solo con el colegio profesional sino con las distintas Administraciones.

¿A qué obligaría el e-Colegio en la relación entre colegio y consejo general? ¿Y en el ámbito europeo?

El e-Colegio permitirá que la relación entre el colegio y el consejo general sea actualizada y automática, de tal forma, que tanto el profesional como el tercero que necesite los servicios de un profesional (colegiado) y que acceda a las páginas web de las dos sedes, llegue en todo momento a la misma información. Todo suma seguridad, integridad y confianza en cada uno de los intervinientes, desde el consejo general al colegiado o el usuario final de los servicios.
El e-Colegio ofrece capacidad y agilidad para ejercer en el ámbito europeo, dado que el profesional desde su despacho podrá acceder a información del colegio del país que quiera ejercer y ver los requisitos de acceso e, incluso, solicitar la colegiación telemáticamente.

¿Qué tengo que hacer para desarrollar el e-Colegio en mi institución?

Es necesario analizar qué funcionalidades de las planteadas en la Directiva para la ventanilla única pueden afectar a la institución. Una vez identificadas, hay que priorizarlas en función del valor que aporten al colectivo y de la dificultad de la implantación, con objeto de establecer un plan de puesta en marcha progresivo organizado en diferentes etapas.
A continuación, diseñar de forma detallada la operativa a implementar y su integración con el resto de los sistemas informáticos empleados en el colegio. Asimismo, sería necesario evaluar el impacto en los procesos y organización actual, de cara a anticipar los cambios que sean necesarios.
Y por último, desarrollar la aplicación informática contando con la participación de un colectivo de profesionales con objeto de integrar su visión en la aplicación y realizar una prueba piloto previa a la extensión al resto de la profesión, de modo que se minimice el riesgo que conlleva una iniciativa de estas características.
Es vital cuidar aspectos como la sencillez de la operativa y el diseño atractivo e intuitivo, de modo que se fomente su utilización por parte de los colegiados y se minimice la necesidad de formación previa.
Asimismo, en función de la complejidad de los trámites, puede ser aconsejable preparar vídeos detallando la operativa y organizar sesiones presenciales de formación.
En resumen, habría cuatro estrategias:

  1. El cambio de normativas internas, en aquello que no esté alineado con ley que transpone la directiva, y tal como se exige en el propio proyecto de Ley en su disposición final quinta.
  2. El cambio organizativo y formativo para los empleados de los colegios y los propios profesionales, y el rediseño y simplificación de procesos.
  3. El cambio tecnológico, la adopción de tecnologías estándares, que faciliten la interoperabilidad.
  4. La creación de nuevos servicios de valor, aprovechando la existencia de nuevos canales, en especial los telemáticos. Muchos de estos servicios vendrán de la posibilidad de extender los procesos de los profesionales mediante plataformas de interoperabilidad entre empresas, profesionales, colegios y administraciones.

Los colegios deben establecer una «hoja de ruta» que contemple los cuatro aspectos, para garantizar la consecución del objetivo.

¿Habrá una comunicación telemática universal? ¿Qué papel tendrán las comunidades autónomas?

La Directiva 2006/123/CE tiene entre sus objetivos prioritarios la eliminación de barreras en el ejercicio profesional con el fin de agilizar y mejorar la economía europea. Esto invita a los colegios profesionales, como órganos reguladores de la profesión, y a las diferentes administraciones públicas, a impulsar herramientas de comunicación que sean interoperables no solo en el ámbito nacional, sino incluso en el europeo. Así, un profesional gallego debería poder actuar y ejercer su actividad profesional con la misma seguridad y agilidad tanto en Vigo, como en Cádiz o en Alemania.
En este sentido, las administraciones autonómicas tendrán que velar por que sus profesionales puedan actuar en toda Europa con las garantías legales que ofrece la Directiva e impulsar el uso de estas nuevas herramientas de trabajo en toda su demarcación. Además, deben garantizar la adopción de estándares tecnológicos que permitan la interoperabilidad, de manera que no se creen barreras tecnológicas (autonómicas) allí donde desaparecen las barreras normativas para el libre ejercicio.

¿Existe un modelo ideal de e-Colegio? ¿Se puede definir?

El modelo ideal e-Colegio debería ser una herramienta de gestión que agilice la comunicación del colegiado con su colegio y aporte seguridad, integridad y confianza en que esta información es válida, está actualizada y no ha sido ni duplicada ni alterada al tener que introducirse en distintos programas de gestión, es decir, que todo se gestione desde un misma herramienta de trabajo que de soporte a las distinta áreas del colegio.
El e-Colegio debería incluir mecanismos para fomentar la colaboración entre los colegiados (comunidades, foros, regiones virtuales, etc.), promover el intercambio de conocimiento en el colectivo (mejores prácticas, ponencias, artículos, normativa, directorio de expertos, etc.) e incrementar la difusión de la actividad del sector y la participación de los colegiados en la misma (calendario de eventos sectoriales, actividades colegiales, cursos, etc.).

¿Existe algún protocolo aprobado sobre estándares recomendados para aquellos casos en los que ya tengan implantada una plataforma telemática?

El Ministerio de Presidencia, que coordina esta cuestión, ha definido ya las especificaciones técnicas y están accesibles para todos los interesados. Es importante que antes de contratar un proveedor para el desarrollo de plataformas tecnológicas se tengan en cuenta dichas especificaciones para que sean compatibles.
Existen, además, recomendaciones para la interoperabilidad de los sistemas de información realizadas por la Comisión Europea, pero no un protocolo aprobado en este sentido. Este es uno de los principales obstáculos. Compartir un lenguaje universal es el único camino para que la implantación de la e-Administración y el e-Colegio den los resultados previstos.

¿Existen en la actualidad alguna organización colegial con e-Colegio en marcha? ¿Cuál es su experiencia?

Hay algunos ejemplos, aunque todavía pocos. En general, se podría decir que las implantaciones están siendo muy diferentes entre unas y otras organizaciones.
La experiencia, en el largo plazo, es muy positiva para todos, colegiado, colegio profesional y personal del colegio. En el corto plazo se topa, por parte del personal del colegio, con la necesaria adaptación a las nuevas necesidades y metodologías, lo que ha de ser previsto por la alta dirección porque lo contrario puede ocasionar fuertes retrasos y reacciones contrarias.
Podríamos citar la experiencia de un consejo general y la de un colegio profesional.
Desde hace cinco años el Consejo General de la Abogacía y los Colegios de Abogados en España trabajan en el desarrollo e implantación de esta herramienta. Se llama SIGA (Sistema Integral de Gestión de la Abogacía) y es un sistema de planificación de recursos (viene del inglés Enterprise Resource Planning - ERP) adaptado a la gestión de la actividad diaria de los colegios de abogados. Los abogados, con su certificado digital, pueden acceder a su ficha colegial y solicitar desde la modificación de datos colegiales, el alta de colegiación o cualquier actividad propia del colegio de abogados (gestión de Turno de Oficio, facturación colegial,…).
En la actualidad 25 colegios de abogados de España tienen operativo el eColegio si bien el proceso de implantación continua en la actualidad, esperándose alcanzar los 40 a finales de 2009.
Asimismo, el Colegio Oficial de Aparejadores, Arquitectos Técnicos e Ingenieros de la Edificación de Madrid ha sido uno de los pioneros en la implantación del eColegio y actualmente cuenta con uno de los sistemas más avanzados, tanto por las funcionalidades que incluye como por su nivel de integración automática con el resto de aplicaciones y por el colectivo tan amplio que lo utiliza.
Las funcionalidades que incluye se articulan en torno a la tramitación telemática, la actividad colegial (eventos, cursos,…), centro de conocimiento y simuladores (cuotas de seguros, trámites, etc.).
Al margen de estos dos ejemplos concretos, en el campo de los profesionales técnicos, arquitectos, ingenieros, etc.; diversos colegios han desarrollado sistemas de visado electrónico, y secretaría virtual, que son ampliamente utilizados por las ventajas que ofrecen frente a la tradicional complejidad de los procesos tradicionales, basados en papel.

¿Hay experiencias similares en la Unión Europea? ¿Cuál es el principal handicap en el caso español? ¿Cómo pueden colaborar las administraciones?

España está siendo puntera en la implantación y uso de las Tecnologías de la Información, no obstante, el handicap que puede frenar este éxito tecnológico es la heterogenia política que la compone (Unión Europea, Estado Central, Comunidades Autonómas,…), que puede provocar, en algunos casos, una desigualdad en el nivel de implantación de las citadas tecnologías.
En esta misma línea, esta desigualdad en el desarrollo de las aplicaciones (por motivos económicos, políticos o temporales) puede derivar en aplicaciones que a la hora de comunicarse no sean interoperables entre ellas y por tanto limitan la posibilidad que las Tecnologías de la Información ofrecen al profesional.
Es obligación de los colegios profesionales, que representan y velan por el ejercicio profesional de su colectivo, solicitar y reclamar a las comunidades autónomas el desarrollo de aplicaciones de acuerdo con estándares de comunicación basados en la interoperabilidad con el fin de asegurar la agilidad y comunicaciones entre todo el territorio nacional y europeo.

¿De qué forma afecta a este tema la Ley de la Administración Electrónica?

En cualquier función pública que desarrollen los colegios profesionales, los usuarios tendrán el derecho a iniciar el trámite por vía telemática y a no aportar datos que las administraciones públicas ya tengan en su poder (datos económicos, académicos, propiedades, etc.)